Admissão de funcionários: o que sua empresa precisa saber para fazer tudo certo desde o início

A contratação de um novo colaborador é sempre um marco importante para qualquer empresa. Seja no crescimento da equipe ou na substituição de um profissional, o processo de admissão exige atenção a uma série de etapas para garantir que tudo esteja de acordo com a legislação trabalhista — e também para que o novo funcionário comece com o pé direito.

Neste artigo, vamos te mostrar de forma prática e clara o que sua empresa precisa saber para fazer uma admissão segura, organizada e dentro da lei.

1. Planejamento antes da contratação

Antes mesmo de publicar uma vaga ou entrevistar candidatos, é essencial que a empresa defina:

• O tipo de contrato: CLT, experiência, tempo determinado, intermitente?

• A função, o salário e os benefícios;

• A jornada de trabalho e o local de atuação (presencial, híbrido ou remoto).

Essas informações não só direcionam o processo seletivo, como são obrigatórias na hora de registrar o colaborador.

2. Documentação obrigatória

Após a aprovação do candidato, o próximo passo é reunir os documentos necessários. Os principais são:

• RG e CPF;

• Comprovante de residência;

• Título de eleitor e certificado de reservista (para homens);

• CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social);

• Dados bancários para pagamento;

• Certificados ou diplomas, se exigidos pela função.

A empresa também pode solicitar exames admissionais, conforme determina o art. 168 da CLT e a NR-7 do Ministério do Trabalho (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO).

3. Registro no eSocial

O eSocial exige que a admissão seja registrada até um dia antes do início das atividades do colaborador. Essa obrigação está prevista no Manual do eSocial – Eventos Trabalhistas (versão S-1.2), e o descumprimento pode gerar multas.

Ou seja, nada de deixar o funcionário começar e só depois regularizar os documentos. O ideal é que o envio do evento S-2200 (registro completo) ou S-2190 (registro preliminar) seja feito com antecedência.

4. Assinatura do contrato e demais documentos

Com os dados cadastrados e o exame admissional em mãos, a empresa deve providenciar:

• Contrato de trabalho (em caso de experiência ou prazo determinado);

• Ficha de registro (obrigatória mesmo com o eSocial);

• Política interna da empresa, se houver;

• Entrega do termo de ciência do vale-transporte, se aplicável.

Tudo isso deve ser assinado antes do início efetivo do trabalho, garantindo segurança jurídica para ambas as partes.

5. Integração e ambientação

Embora muitas empresas pensem que a admissão termina com a papelada pronta, é importante lembrar: o novo colaborador precisa entender a cultura da empresa, suas responsabilidades e a quem deve se reportar. Um bom processo de integração evita ruídos, melhora o engajamento e reduz a rotatividade.

Evite riscos e erros: tenha uma consultoria especializada ao seu lado

Fazer uma admissão correta não é apenas uma questão burocrática — é uma oportunidade de mostrar profissionalismo e de começar a relação com o novo colaborador com confiança.

Na Personare Consult, oferecemos apoio completo na admissão de funcionários: desde a orientação pré-contratual até o envio ao eSocial, com total segurança e atualização conforme a legislação.

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